Workshop Studio

Workshop Studio samler overblikket over dit strategiforløb og arbejdet med det enkelte møde. Du placerer møder i en proces, vælger modeller og forberedelse, tilpasser programmet og følger tiden i drejebogen, når mødet kører. Du finder Workshop Studio under Hjem. Når du åbner det, lander du i den senest åbnede proces, hvis den stadig findes, ellers den nyeste. Har du ingen processer, kan du oprette den første.

​

Find rundt

De fire faner samler hver sin del af arbejdet:

​

Processer

En proces er overblikket over forløbet. Hvert møde har sit eget program, mens procestavlen viser, hvornår møderne ligger, hvem der er med, og hvordan de hænger sammen.

​

Eksportér procesoversigten

Vælg Eksportér oversigt øverst på procestavlen for at hente en PDF med de gemte oplysninger. Den viser processens navn og formål, faser, datoer og varigheder, organisatoriske niveauer, mødetitler og modeller. Møderne følger tavlens rækkefølge, og forbindelser vises med mødernes koder. Store processer fordeles over flere sider. Du kan også eksportere en tom proces eller hente oversigten med læseadgang. Hvis eksporten fejler, kan du prøve igen med samme knap.

​

Modeller og forberedelse

Åbn Modeller for at se, hvad en model hjælper deltagerne med at drøfte, hvilke input du skal have klar, og hvilket output arbejdet skal give. Åbn i Academy fører til det tilhørende forløb. Under Bruges i processen kan du åbne de møder, hvor modellen indgår. På et møde i procestavlen vælger du + Tilføj model. Når mødet har et koblet program, tilføjer hver valgt model en programblok på to timer. Tilpas varigheden til dit møde bagefter. Fjerner du en model igen, kan du vælge, om den tilhørende programblok også skal fjernes. Under Forberedelse til deltagerne finder du links til de valgte modeller og deres Academy-forløb. Du kan fjerne forberedelsespunkter og tilføje egne noter, så deltagerne ved, hvad de skal gøre inden mødet.

​

Møder

Du kan også starte uden en proces: vælg Møder og derefter Nyt møde. Angiv navn og dato, kontrollér start- og sluttid, og tilføj eventuelt et sted. Programmet kan rumme flere dage. Vælg Redigér i programmet for at tilføje punkter, pauser og buffere. Du kan ændre titler, beskrivelser, varigheder og rækkefølge samt angive ansvarlig og format, for eksempel plenum eller grupper. Bånd samler punkter under fælles temaer, og materialelisten holder styr på det, du skal have klar i rummet.

• Punkter planlægges efter deres varighed. Klokkeslættene beregnes ud fra dagens program.
• Pauser med fast tid holder deres plads. Hvis et punkt løber ind i pausen, fortsætter resten efter den.
• Buffere beregner selv deres længde og giver plads til forskydninger frem mod dagens planlagte sluttid.

​

Invitationer

Fra mødets detaljer på procestavlen vælger du Se invitation. Vælg de aktive medlemmer, der skal modtage mailen, og tryk Gem modtagere. Listen viser kun personer i organisationen, der har adgang til mødet. Deltagerteksten på procestavlen vælger ikke automatisk modtagere. Send nu sætter invitationerne i kø. Med Send automatisk 7 dage før sender Workshop Studio ved mødets starttid i dets tidszone, syv kalenderdage før mødet. Hvis du gemmer modtagere senere, sættes invitationerne i kø ved næste behandling. Mødet skal have en fremtidig dato og status kladde eller klar. Status ved hver modtager viser, om invitationen er i kø, accepteret af mailudbyderen, annulleret eller ubekræftet. Accepteret betyder ikke, at mailen er nået frem til indbakken. Ved midlertidige fejl forsøger systemet igen med samme invitation. Hvis udfaldet stadig er usikkert efter 23 timer, stopper forsøgene; brug den kopierede mail til opfølgning. Ændringer i mødedato eller tidsrum erstatter den automatiske plan. Fjernede modtagere og personer, der mister adgang, får ikke ventende invitationer. Slår du automatisk afsendelse fra, annulleres ventende automatiske invitationer; en invitation, du har bestilt med Send nu, fortsætter. Allerede afsendte mails kan ikke trækkes tilbage. Hver modtager får højst én invitation pr. mødeplan; et ændret tidsrum kan udløse en ny invitation. Ændringer i indholdet alene sender ikke en ny mail. Lav e-mail-invitation bevarer den manuelle mulighed med formål, tid, sted, program, forberedelse og links. Vælg Kopiér eller Åbn i mailprogram, tilføj modtagerne, gennemgå indholdet, og send. Brug også denne mulighed til personer uden adgang til appen, eller hvis mailafsendelse ikke er konfigureret. Automatisk sendte mails kommer fra 360° Sprint og kan ikke besvares.

​

Kør mødet i drejebogen

Åbn programmet, og vælg Åbn drejebogen. Drejebogen viser det aktuelle punkt, den resterende tid, og om dagen er foran eller bagud i forhold til planen. Du kan skifte mellem Detaljeret og Enkel visning. Hvis du ved oprettelsen vælger Jeg kører denne workshop, er det dig og organisationens ejere og administratorer, der kan styre afviklingen. Uden en udpeget facilitator kan alle med ret til at redigere workshops gøre det.

​

Skabeloner

Under Skabeloner finder du programmer, der Medfølger, og dem, du eller din organisation har gemt under Jeres. Åbn en skabelon for at gennemgå programmet og modellerne, før du vælger Brug. Har du en proces, vælger du, hvor skabelonen skal bruges, og klikker + Møde i den ønskede celle på tavlen. Har du ingen proces, vælger du en dato og åbner det nye mødes program direkte. For at gemme et program fra procestavlen vælger du Gem som skabelon i mødets detaljer:

1. Giv skabelonen et navn og en beskrivelse af, hvornår programmet egner sig.
2. Vælg, om modeller og pauser skal med. Programmet med varigheder følger altid med.
3. Vælg Hele organisationen eller Kun mig under Del med, og gem.

Skabelonen er en kopi. Senere ændringer i det oprindelige møde ændrer ikke skabelonen. Deltagere og forberedelse følger ikke med, og det nye møde får sine egne datoer.

​

Fra survey til workshop

Når indsamlingen af svar er afsluttet, kan du oprette en workshopkladde fra surveyens resultater. Det kræver adgang til både surveyen og Workshop Studio samt ret til at oprette kladden.

1. Åbn surveyen, og find Fra svar til workshop.
2. Vælg Vælg svargrundlag til en workshop, og gennemgå resultaterne.
3. Vælg 1 til 12 spørgsmål, giv workshoppen en titel og dato, og beskriv formålet med drøftelsen.
4. Vælg Opret workshopkladde og derefter Åbn workshop for at tilpasse programmet.

Kladden starter med et tidsrum fra kl. 09.00 til 12.00 i den viste tidszone og 15 minutter pr. spørgsmål. Kun samlede resultater kopieres med som et dateret svargrundlag. Deltagere og citater bliver i surveyen, og der sendes ingen invitationer ved oprettelsen.

​

Næste skridt